يُسجَّل كل رابط دفع ينشئه فريقك أو وكلاء الذكاء الاصطناعي أو رحلات العملاء، مع اسم من أنشأه وما حدث بعد ذلك. يوضح لك هذا المقال أين تتابع المدفوعات وكيف تراجع التغييرات على إعدادات الدفع.
عند استلام دفعة، يرسل HueChat إشعار تم استلام الدفعة (Payment received) إلى الجرس وكإشعار فوري على الجوال. يصل الإشعار إلى من أرسل الرابط. أما روابط وكلاء الذكاء الاصطناعي ورحلات العملاء، فيصل إشعارها إلى الموظف المسند إلى المحادثة، أو إلى المسؤولين إذا لم تكن المحادثة مسندة لأحد. اختر الإشعار لفتح المحادثة أو الصفقة. والبريد الإلكتروني اختياري: فعّل تم استلام دفعة (A payment is received) ضمن إشعارات البريد الإلكتروني (Email Notifications) في الملف الشخصي (Profile).
¶ تقرير المدفوعات
افتح التقارير (Reports) واختر المدفوعات (Payments). لا يطّلع على هذا التقرير إلا المسؤولون.
تقرير المدفوعات مع الإجماليات والاتجاه والتوزيعات
- اختر الفترة من أعلى الصفحة: اليوم (Today) أو 7 أيام (7 Days) أو 30 يومًا (30 Days) أو 3 أشهر (3 Months) أو 6 أشهر (6 Months) أو 12 شهرًا (12 Months) أو مخصص (Custom).
- تعرض الإجماليات المحصّل (Collected) ومدفوعة (Paid) ومعدل التحويل (Conversion rate) وقيد الانتظار (Pending) وفاشلة (Failed) ومستردة (Refunded) وأنشأها الذكاء الاصطناعي (Created by AI). ويُحتسب المبلغ المحصّل حسب تاريخ الدفع.
- يعرض المدفوعات بمرور الوقت (Payments Over Time) الروابط المرسلة والمبالغ المحصّلة لكل يوم أو أسبوع أو شهر.
- تضيّق عوامل التصفية (Filters) كل النتائج حسب الحالة (Status) ومزوّد الدفع (Provider) والمصدر (Source) والغرض (Purpose): منتج أو موعد أو رابط يدوي.
- يوزّع قسم مصادر المدفوعات (Where payments come from) النتائج حسب مزوّد الدفع (By provider) وحسب القناة (By channel) وحسب المصدر (By source)، مع معدل الفشل (Failure rate) ومتوسط الوقت حتى الدفع (Median time to pay).
- يسرد جدول المدفوعات كل رابط، الأحدث أولًا. ويمكنك البحث برقم الطلب أو مرجع الدفع أو اسم العميل.
تحمل المدفوعات التي تمت بمفاتيح تجريبية شارة تجريبي (Test)، ولا تُحتسب ضمن المبالغ المحصّلة.
يظهر الرابط غير المدفوع الذي تجاوز وقت انتهاء صلاحيته بحالة منتهي الصلاحية (Expired)، ولا يُحتسب ضمن قيد الانتظار. ولا تُغلق الدفعة التي بدأها العميل بالفعل مبكرًا أبدًا، وتُسجَّل الدفعة التي تصل متأخرة بحالة مدفوع (Paid) رغم ذلك.
لاستخدام البيانات في مكان آخر، اختر تصدير CSV (Export CSV). يضم التصدير الواحد حتى 10,000 دفعة، لذا ضيّق نطاق التاريخ أو أضف عامل تصفية للمجموعات الأكبر.
¶ تفاصيل الدفعة وسجلها
في الجدول، اختر عرض (View) بجوار الدفعة. تعرض التفاصيل المبلغ وطريقة الدفع (Payment method) والغرض وأرسله (Sent by) والقناة (Channel) والمحادثة ووقت انتهاء صلاحية الرابط والتنفيذ (Fulfillment) والعناصر وعنوان التوصيل والموعد.
ويسرد السجل (History) كل خطوة ويذكر من قام بها: HueChat أو أحد أعضاء الفريق أو وكيل ذكاء اصطناعي أو مزوّد الدفع أو العميل. فترى مثلًا متى أُنشئ الرابط وأُرسل، ومتى جرى التحقق من الحالة لدى المزوّد، ومتى تأكد الدفع، ومتى أُغلقت الصفقة كرابحة. يعيد HueChat التحقق من كل إشعار يصله من المزوّد لدى المزوّد نفسه قبل أن يعتبر الدفعة مدفوعة، ويعرض السجل عمليات التحقق هذه.
تفاصيل دفعة وسجلها
¶ في الصفقة
افتح الصفقة من المبيعات (Sales) ثم الصفقات (Deals)، واختر تبويب عروض الأسعار والمدفوعات (Quotes & payments). تعرض كل دفعة حالتها ومبلغها ومزوّد الدفع وطريقة الدفع ورقم الطلب ومرجع المزوّد ووقت الدفع وأي مبالغ مستردة.
تنضم الدفعة إلى الصفقة المفتوحة الحالية للمحادثة بدلًا من إنشاء صفقة ثانية، ويُغلق الدفع المؤكد الصفقة ناجحة.
المدفوعات في تبويب عروض الأسعار والمدفوعات في الصفقة
¶ في ملف العميل
يعرض السجل الزمني في تبويب النشاط (Activity) للعميل أحداث الدفع: تم إنشاء رابط الدفع (Payment link created) وتم استلام الدفعة (Payment received) وفشل الدفع (Payment failed) وانتهت صلاحية رابط الدفع (Payment link expired) وتم إلغاء الدفع (Payment cancelled) وتم استرداد الدفعة (Payment refunded). يعرض كل حدث المبلغ ورقم الطلب ومزوّد الدفع، ولا يظهر الرابط نفسه هناك أبدًا.
¶ تغييرات الدفع في سجل التدقيق
افتح الإعدادات (Settings) ثم سجل التدقيق (Audit Log) لتعرف من غيّر إعدادات الدفع ومتى. من الإدخالات التي تظهر:
- تم ربط مزوّد الدفع (Payment provider connected) وتم تحديث مزوّد الدفع (Payment provider updated) عند تغيير المفاتيح، وفشل ربط مزوّد الدفع (Payment provider connection failed)
- تم فحص مزوّد الدفع (Payment provider checked) وتم تغيير مزوّد الدفع الافتراضي (Default payment provider changed)
- تم فصل مزوّد الدفع (Payment provider disconnected)
- تم تغيير إعدادات الدفع (Payment settings changed)، مثل مدة حجز المواعيد
- تم إنشاء رابط دفع (Pay link created)، لكل رابط ينشئه أحد أعضاء الفريق
يسجّل كل إدخال الشخص والوقت وعنوان IP. ولا تُكتب المفاتيح ولا روابط الدفع في سجل التدقيق أبدًا.
إدخالات الدفع في سجل التدقيق