Cada enlace de pago que crean tu equipo, tus agentes de IA o tus recorridos queda registrado con quién lo creó y qué pasó después. Este artículo te muestra dónde seguir los pagos y cómo revisar los cambios en tu configuración de pagos.
Cuando se recibe un pago, HueChat envía una notificación Pago recibido (Payment received) a la campana y como notificación push al teléfono. La recibe la persona que envió el enlace. En los enlaces de agentes de IA y de recorridos, la recibe la persona asignada a la conversación, o los administradores si no hay nadie asignado. Elígela para abrir la conversación o el trato. El correo es opcional: activa Se recibe un pago (A payment is received) en Notificaciones por Correo (Email Notifications), dentro de Perfil (Profile).
¶ El informe de pagos
Abre Reportes (Reports) y elige Pagos (Payments). Solo los administradores pueden ver este informe.
El informe de pagos con totales, tendencia y desgloses
- Elige un periodo arriba: Hoy (Today), 7 días (7 Days), 30 días (30 Days), 3 meses (3 Months), 6 meses (6 Months), 12 meses (12 Months) o Personalizado (Custom).
- Los totales muestran Cobrado (Collected), Pagados (Paid), Tasa de conversión (Conversion rate), Pendientes (Pending), Fallidos (Failed), Reembolsados (Refunded) y Creados por IA (Created by AI). El dinero cobrado se cuenta por fecha de pago.
- Pagos a lo largo del tiempo (Payments Over Time) muestra los enlaces enviados y el dinero cobrado por día, semana o mes.
- Filtros (Filters) acota todo por Estado (Status), Proveedor (Provider), Origen (Source) y Motivo (Purpose): producto, cita o enlace manual.
- De dónde vienen los pagos (Where payments come from) desglosa los resultados Por proveedor (By provider), Por canal (By channel) y Por origen (By source), con la Tasa de fallos (Failure rate) y el Tiempo medio hasta el pago (Median time to pay).
- La tabla Pagos lista cada enlace, del más reciente al más antiguo. Puedes buscar por número de pedido, referencia de pago o cliente.
Los pagos hechos con claves de pruebas llevan la etiqueta Prueba (Test) y no cuentan en el dinero cobrado.
Un enlace sin pagar que ha pasado su caducidad aparece como Caducado (Expired) y no cuenta como Pendientes. Un pago que el cliente ya ha iniciado nunca se cierra antes de tiempo, y un pago que llega tarde se registra igualmente como Pagado (Paid).
Para trabajar con los datos en otro lugar, elige Exportar CSV (Export CSV). Una exportación incluye hasta 10.000 pagos, así que acota las fechas o añade un filtro si tienes más.
¶ Detalle e historial de un pago
En la tabla, elige Ver (View) en un pago. El detalle muestra el importe, el Método de pago (Payment method), el Motivo, Enviado por (Sent by), el Canal (Channel), la conversación, cuándo caduca el enlace, el Cumplimiento (Fulfillment), los artículos, la dirección de entrega y la cita.
Historial (History) lista cada paso e indica quién actuó: HueChat, un miembro del equipo, un agente de IA, el proveedor de pagos o el cliente. Ves, por ejemplo, cuándo se creó y se envió el enlace, cuándo se comprobó el estado con el proveedor, cuándo se confirmó el pago y cuándo se cerró el trato como ganado. HueChat vuelve a comprobar con el proveedor cada notificación que recibe antes de marcar un pago como pagado, y el historial muestra esas comprobaciones.
El detalle y el historial de un pago
¶ En el trato
Abre el trato en Ventas (Sales), Tratos (Deals), y elige la pestaña Presupuestos y pagos (Quotes & payments). Cada pago muestra su estado e importe, el proveedor y el método de pago, el número de pedido, la referencia del proveedor, la hora de pago y los reembolsos.
Un pago se une al trato abierto del chat en lugar de crear uno nuevo, y un pago confirmado cierra el trato como ganado.
Pagos en la pestaña Presupuestos y pagos del trato
¶ En el perfil del cliente
La Actividad (Activity) del cliente muestra los eventos de pago: Enlace de pago creado (Payment link created), Pago recibido (Payment received), Pago fallido (Payment failed), Enlace de pago caducado (Payment link expired), Pago cancelado (Payment cancelled) y Pago reembolsado (Payment refunded). Cada evento muestra el importe, el número de pedido y el proveedor. El enlace en sí nunca aparece ahí.
¶ Cambios de pagos en el Registro de auditoría
Abre Configuración (Settings), Registro de auditoría (Audit Log), para ver quién cambió la configuración de pagos y cuándo. Entre las entradas están:
- Proveedor de pagos conectado (Payment provider connected), Proveedor de pagos actualizado (Payment provider updated) al cambiar claves, y Error al conectar el proveedor de pagos (Payment provider connection failed)
- Proveedor de pagos comprobado (Payment provider checked) y Proveedor de pagos predeterminado cambiado (Default payment provider changed)
- Proveedor de pagos desconectado (Payment provider disconnected)
- Configuración de pagos cambiada (Payment settings changed), por ejemplo el tiempo de reserva de las citas
- Enlace de pago creado (Pay link created), por cada enlace que crea un miembro del equipo
Cada entrada registra la persona, la hora y la dirección IP. Las claves y los enlaces de pago nunca se escriben en el Registro de auditoría.
Entradas de pagos en el Registro de auditoría