تحدد إعدادات المبيعات (Sales Settings) كيف تُنشأ السجلات، ومن المسؤول عنها، وما تتطلبه كل مرحلة. ولا يستطيع تغييرها إلا المسؤولون عن الحساب. يشرح هذا المقال كل تبويب، ووصفات أتمتة CRM.
افتح الميزات (Features)، ثم إعدادات المبيعات. أجرِ التغييرات واختر حفظ التغييرات (Save changes). ويعرض سجل التدقيق (Audit log) من غيّر ماذا ومتى.
¶ إدخال المحادثات إلى المبيعات (Conversation ingestion)
اختر ما يحدث عندما تبدأ محادثة مبيعات جديدة:
- جهات الاتصال فقط (Contacts only): إنشاء العميل أو ربط المحادثة بعميل موجود، ولا شيء غير ذلك.
- جهة اتصال + عميل محتمل (Contact + Lead): إنشاء عميل محتمل أو ربط المحادثة بعميل محتمل موجود لتأهيله.
- جهة اتصال + صفقة (Contact + Deal): إنشاء صفقة فورًا.
- جهة اتصال + عميل محتمل، ثم صفقة عند التأهيل (Contact + Lead, then Deal on qualification): إبقاء التأهيل على العميل المحتمل، وعدم إنشاء الصفقة إلا عند تحويله.
إعدادات المبيعات: إدخال المحادثات إلى المبيعات
ينطبق اختيارك على السجلات الجديدة فقط، ولا يعيد أبدًا كتابة المحادثات أو العملاء المحتملين أو الصفقات الموجودة. ويحتاج الوضعان اللذان يتضمنان العميل المحتمل (Lead) إلى مسؤول احتياطي (راجع قسم التعيين التلقائي). وتحت المسار المستهدف وإشعارات عدم النشاط (Target pipeline and inactivity notifications)، اختر مسار المبيعات للصفقات الجديدة ومتى تريد التنبيه بشأن الصفقات غير النشطة.
¶ الهوية والسجلات المكررة (Identity & duplicates)
اختر كيف يتعرف HueChat على الشخص نفسه: برقم الهاتف بعد توحيد صيغته، أو بهوية واتساب، أو بالبريد الإلكتروني الموثَّق. ولا يؤدي البريد الإلكتروني غير الموثَّق إلى دمج تلقائي أبدًا. فعّل منع التحويل عند وجود تكرار لم يُحل (Block conversion on unresolved duplicate) حتى لا يمكن تحويل عميل محتمل مُعلَّم كتكرار إلى أن يراجعه أحد. ويمكنك أيضًا اختيار صفقة واحدة لكل محادثة، أو إعادة استخدام صفقة مفتوحة واحدة لكل عميل.
إعدادات المبيعات: الهوية والسجلات المكررة
¶ التعيين التلقائي (Automatic assignment)
إعدادات المبيعات: التعيين التلقائي
- فعّل التعيين التلقائي عند إنشاء عميل محتمل جديد (Auto-assign on new lead creation) والتعيين التلقائي عند إنشاء صفقة جديدة (Auto-assign on new deal creation).
- يُبقي الاحتفاظ بالمسؤول عن المحادثة (Keep the conversation assignee) الوكيل الذي يتولى المحادثة بالفعل.
- وزّع العمل بتوازن باستخدام التوزيع بالتناوب ضمن مجموعة التعيين (Round robin within the assignment pool) أو الأقل انشغالًا / حسب القدرة الاستيعابية (Least busy / capacity based).
- يُبقي مراعاة ساعات العمل (Respect business hours) السجل لدى المسؤول الاحتياطي خارج ساعات العمل، ثم يسلّمه عند بدء ساعات عمل صندوق الوارد.
- يتخطى إعادة التعيين عندما لا يكون المالك متاحًا (Reassign when the owner is unavailable) أعضاء الفريق غير المتصلين أو المشغولين.
- يرسل إعداد قواعد توزيع المبيعات (Configure Sales routing rules) السجلات إلى قائمة انتظار حسب الفرع أو صندوق الوارد أو المصدر أو الحملة أو اللغة أو الاهتمام بالمنتج. وتُطبَّق أول قاعدة مطابقة. ويمكنك إضافة حتى 40 قاعدة.
- اختر المالك الاحتياطي (Fallback owner). يبقى هذا الزميل مسؤولًا حتى يتولى الأمر شخص مؤهل.
في أسفل هذا التبويب، تحدد ساعات عمل المبيعات (Sales working hours) الجدول الأسبوعي المستخدم لتعيين العملاء المحتملين والصفقات. اختر صندوق وارد، وحدد لكل يوم حالة التوفر ووقت الفتح ووقت الإغلاق (أو استخدم الإعداد الجاهز من 10 صباحًا إلى 10 مساءً، من السبت إلى الخميس)، ثم اختر حفظ ساعات العمل (Save working hours). وهذه الساعات ليست ساعات عمل وكيل الذكاء الاصطناعي. ويؤدي الحفظ إلى تحديث جدول صندوق الوارد هذا، وتستخدم هذا الجدول أيضًا ميزات أخرى مرتبطة بساعات العمل، مثل SLA.
ساعات عمل المبيعات: الجدول الأسبوعي لتعيين العملاء المحتملين والصفقات
¶ المسارات وقواعد المراحل (Pipelines & stage rules)
إعدادات المبيعات: مراحل مسار المبيعات واحتمالياتها
يسرد الجدول كل مرحلة مع احتماليتها والحقول المطلوبة قبل مغادرتها. اختر تعديل المسار (Edit pipeline) لتغيير أسماء المراحل وألوانها وإرشاداتها، والنتيجة (مفتوحة أو مكسوبة أو خاسرة)، وحد الركود بالأيام، وفئة التوقعات عند الدخول، والحقول المطلوبة قبل دخول المرحلة أو مغادرتها. وتحت الحقول المطلوبة على مستوى الحساب والموافقة على الخصومات (Account-wide required fields and discount approval)، حدد نسبة الخصم التي يلزم عند تجاوزها موافقة المسؤول عن الحساب. والقيمة الافتراضية 10 بالمئة.
¶ أتمتة CRM
تشغّل أتمتة CRM الوصفات عند وقوع أحداث المبيعات. افتحها من بيانات العملاء (Customer CDP)، ثم الرحلات (Journeys)، ثم CRM triggers & actions (مشغّلات CRM وإجراءاتها).
أتمتة CRM مع المشغّلات والإجراءات المتاحة
- تشمل المحفزات (Triggers): إنشاء عميل محتمل أو تأهيله أو تحويله أو تصنيفه غير مؤهل؛ وتغيير مرحلة صفقة أو الفوز بها أو خسارتها أو ركودها؛ واستحقاق مهمة أو تأخرها؛ وإرسال نموذج؛ وإكمال موعد أو إلغاءه أو تسجيل عدم الحضور فيه؛ وقبول عرض سعر أو انتهاء صلاحيته؛ ورد العميل.
- تشمل الإجراءات (Actions): تعيين مسؤول أو قائمة انتظار، وإنشاء مهمة، وتحديث عميل محتمل أو صفقة، ونقل صفقة إلى مرحلة أخرى، وإرسال قالب واتساب معتمد، وإرسال نموذج خاص، وإنشاء عرض سعر، وإشعار مدير، واستدعاء webhook موقَّع، والانتظار، وإضافة شرط، والخروج.
اختر سير عمل جديد (New recipe) لإنشاء مسودة. تعمل الوصفات على المحرك نفسه الذي تعمل عليه رحلات العملاء، لذا يُتحقق من الموافقة وطلبات إلغاء الاشتراك قبل إرسال أي رسالة. ويعرض سجل التنفيذ (Run history) كل عملية تشغيل. أتمتة CRM (CRM Automation) وحدة قد تتضمنها خطتك وقد لا تتضمنها.