تظهر جهات الاتصال المكررة عندما يراسلك الشخص نفسه من قناتين، أو عندما يُحفظ رقم الهاتف بصيغتين مختلفتين. توضح هذه المقالة كيفية دمجها وكيفية الحفاظ على بيانات جهات الاتصال مرتبة.
- يتواصل العميل نفسه معك عبر WhatsApp ثم لاحقًا عبر Instagram. تنشئ كل قناة جهة اتصال خاصة بها حتى تدمجهما.
- استُورد رقم بصيغة
0533337458 في ملف وبصيغة +966533337458 في ملف آخر.
- كُتب عنوان البريد الإلكتروني بتهجئة مختلفة أو بحالة أحرف مختلفة.
- افتح محادثة مع جهة الاتصال التي تريد الاحتفاظ بها، لتظهر تفاصيلها في لوحة جهة الاتصال.
- في لوحة جهة الاتصال اختر دمج جهة الاتصال.
- في نافذة دمج جهة الاتصال، ابحث عن جهة الاتصال الأخرى بالاسم أو البريد الإلكتروني أو الهاتف.
- حددها واختر دمج جهات الاتصال.
يُحتفظ بجهة الاتصال التي بدأت منها. وتنتقل إليها محادثات جهة الاتصال الأخرى وهوياتها على القنوات ورسائلها، ثم يُحذف السجل المكرر. لا يمكن التراجع عن الدمج، لذا راجع السجلين أولًا.
لقطة شاشة: نافذة دمج جهة الاتصال مع تحديد إحدى نتائج البحث
- خزّن الأرقام بالصيغة الدولية مع علامة الزائد ورمز الدولة، مثل
+966501234567. وعند تعديل رقم هاتف في لوحة جهة الاتصال، يطلب منك HueChat تضمين رمز الدولة.
- عند استيراد ملف، اختر رمز الدولة الصحيح للأرقام المحلية. يحوّل HueChat الأرقام المحلية ويتخطى الصفوف التي تطابق هاتفًا أو بريدًا إلكترونيًا موجودًا، وبذلك لا ينشئ الاستيراد النظيف أي تكرارات.
في بيانات العملاء تعرض قائمتا Duplicates (المكررات) ويحتاجون إلى متابعة السجلات التي تحتاج إلى مراجعة. وللبيانات الناقصة استخدم الفلاتر (من إجراءات إضافية ثم فلاتر إضافية):
- الهاتف: يعرض خيار بدون هاتف جهات الاتصال التي لا رقم لها.
- البريد الإلكتروني: يعرض خيار بدون بريد إلكتروني جهات الاتصال التي لا عنوان بريد لها.
- تضيّق التصنيفات والشركات والمواقع القائمة أكثر.
افتح كل جهة اتصال لإضافة الحقل الناقص، أو احذف السجلات التي لم تعد بحاجة إليها.
- صفِّ قائمة بيانات العملاء لتقتصر على السجلات التي تريد إزالتها.
- اختر إجراءات إضافية ثم تحديد العملاء. حدد مربع الاختيار في كل صف، أو استخدم مربع الاختيار في رأس الجدول لتحديد جميع العملاء في الصفحة.
- اختر حذف المحدد وأكّد.
يؤدي حذف جهة الاتصال إلى إزالة سجلها. راجع التحديد بعناية قبل التأكيد.
- اطلب من الوكلاء التحقق من لوحة جهة الاتصال قبل إنشاء جهة اتصال جديدة يدويًا.
- استخدم تصنيفات مثل
lead وcustomer باتساق لتبقى القوائم والتقارير ذات معنى.
- صدّر جهات الاتصال من وقت لآخر وراجع الملف في جدول بيانات لرصد التكرارات.