التذكير قبل الزيارة من أكثر الطرق فاعلية لتقليل حالات عدم الحضور. يرسل HueChat تذكيرات المواعيد عبر واتساب تلقائيًا باستخدام قوالبك المعتمدة. توضح لك هذه المقالة كيف تُعدّ قواعد التذكير وتتحقق مما أُرسل.
¶ قبل أن تبدأ
- اربط صندوق وارد واتساب بـ HueChat.
- احصل على اعتماد قالب خدمي (Utility) في صندوق الوارد هذا، مثل: "تذكير: موعد {{1}} الخاص بك يوم {{2}} الساعة {{3}}. ردّ بـ CONFIRM أو RESCHEDULE." ولا يمكن استخدام قوالب التسويق للتذكيرات.
¶ إنشاء قاعدة تذكير
- افتح المواعيد واختر إعدادات الحجز.
- اختر تبويب تذكيرات واتساب، ثم + إضافة تذكير.
- اختر صندوق وارد واتساب، ثم اختر القالب المعتمد. وتظهر الرسالة في لوحة WhatsApp preview (معاينة واتساب) على اليمين.
- اربط كل متغير في القالب بتفصيل من تفاصيل الموعد أو العميل، مثل اسم العميل والخدمة والتاريخ والوقت. وأضف ترويسة وسائط إذا كان القالب يتضمن واحدة.
- اختر وقت الإرسال: اليوم السابق في وقت محدد، أو مدة مخصصة قبل الموعد، أو مدة مخصصة بعده.
- اختر حالات المواعيد التي تتلقى التذكير، مثل محجوز ومؤكد. وتعمل القاعدة الخاصة بحالة ملغى أو لم يحضر كرسالة متابعة.
- يمكنك اختياريًا حصر القاعدة في مورد واحد، واختيار تنسيق الوقت بنظام 12 ساعة أو 24 ساعة.
- احفظ القاعدة، ثم اختر تفعيل.
قواعد تذكير واتساب مع معاينة القالب
لا يُرسل أي شيء حتى تُفعَّل قاعدة مكتملة، وتبدأ كل قاعدة جديدة بحالة غير نشطة. وتحتفظ التذكيرات المجدولة مسبقًا بالإعدادات التي أُنشئت بها. ولا تؤدي المواعيد المستوردة من نظام آخر إلى إرسال تذكيرات.
إذا كانت خطتك تتضمن النماذج، يمكنك إرفاق نموذج بالتذكير، مثل استبيان متابعة قصير قبل الزيارة.
¶ التحقق مما أُرسل
افتح أي موعد لترى سجل إرسال التذكيرات الخاص به. ويعرض كل تذكير حالته: قيد الانتظار، أو تم الإرسال، أو تم التخطي، أو فشل، أو يحتاج إلى مراجعة. ويظهر السجل نفسه في ملف العميل.
موعد مع سجل إرسال التذكيرات وإجراءات الحالة
¶ إعدادات تقلل حالات عدم الحضور
في تبويب الحجز ضمن الإعدادات نفسها:
- وضع التأكيد: مع التأكيد اليدوي يؤكد فريقك كل حجز بعد مراجعة سريعة.
- الحد الأدنى للإشعار المسبق (بالدقائق): الحجوزات في اللحظة الأخيرة أكثر عرضة للتفويت. وستون دقيقة أو أكثر حد أدنى معقول.
- مهلة الإلغاء (بالدقائق): يرفض وكيل الذكاء الاصطناعي الإلغاءات المتأخرة جدًا بأسلوب مهذب ويعرض إعادة الجدولة بدلًا منها.
- أضف فترات فاصلة قصيرة إلى خدماتك لاستيعاب التأخر في الوصول دون تأخير اليوم بأكمله.
¶ التتبع والتعلم
- عندما لا يحضر العميل، افتح الموعد واختر وضع علامة لم يحضر.
- افتح التقارير ثم المواعيد لترى معدل عدم الحضور لديك وقائمة متابعة الحضور.
- رُدّ على طلبات إعادة الجدولة بسرعة. فطلب إعادة الجدولة الذي لا يُرد عليه يتحول غالبًا إلى حالة عدم حضور.