كل حجز، سواء أنشأه فريقك أو وكيل ذكاء اصطناعي أو تم عبر API، يوجد في التقويم نفسه. تغطي هذه المقالة الإدارة اليومية للحجوزات.
¶ العثور على حجز
- استخدم عرض يوم أو أسبوع أو شهر أو قائمة. ويعيدك اليوم إلى التاريخ الحالي.
- صفِّ عبر جميع الحالات لعرض حالة واحدة فقط، مثل مؤكد أو لم يحضر.
- استخدم مربع البحث للعثور على عميل بالاسم أو رقم الجوال أو معرّف الحجز.
- صفِّ حسب المورد لتعرض طبيبًا أو غرفة أو جهازًا واحدًا.
- يُحفظ التاريخ وطريقة العرض والفلاتر والبحث في عنوان الصفحة، لذا يبقى العرض نفسه عند تحديث الصفحة أو مشاركة الرابط.
- يعرض كل حجز العميل والخدمة والمورد. انقر عليه لفتح التفاصيل.
عرض اليوم مصفّى على مورد واحد، مع حالات الحجوزات
¶ حالات الحجز
- مبدئي (Tentative): محجوز مؤقتًا لكنه لم يُثبَّت بعد، مثلًا أثناء اتخاذ العميل قراره في المحادثة.
- محجوز (Booked): تم إنشاؤه وينتظر التأكيد (وضع التأكيد اليدوي).
- مؤكد (Confirmed): أكده فريقك أو تم تأكيده تلقائيًا.
- مكتمل (Completed): حضر العميل.
- ملغى (Cancelled): ألغاه العميل أو فريقك.
- لم يحضر (No show): لم يحضر العميل.
تحجز الحالات مبدئي ومحجوز ومؤكد وقت المورد. أما الحجوزات المكتملة والملغاة وحالات عدم الحضور فتحتفظ بجدولها الأصلي لأغراض التقارير ولا تحجب الفترة الزمنية بعد ذلك.
تعرض التفاصيل سجل الحالة (من غيّر ماذا ومتى، بما في ذلك التغييرات التي أجراها وكيل ذكاء اصطناعي) وسجل إرسال التذكيرات لتذكيرات واتساب.
¶ تغيير الحالة
- افتح الحجز.
- اختر تأكيد أو تحديد كمكتمل أو وضع علامة لم يحضر أو إلغاء. ويطلب منك الإلغاء التأكيد.
قم بذلك فور انتهاء كل زيارة؛ فتقرير المواعيد وإجابات الذكاء الاصطناعي تعتمد عليه.
حجز مفتوح مع سجل إرسال التذكيرات وإجراءات الحالة
¶ إنشاء حجز يدويًا
- اختر إضافة موعد، أو انقر على وقت فارغ في التقويم (إنشاء موعد).
- أدخل اسم العميل ورقم الجوال (تستخدم الأرقام المحلية رمز الدولة الخاص بالمنطقة الزمنية للحجز)، وبريدًا إلكترونيًا اختياريًا.
- اختر الخدمة واختر المورد، ثم حدد التاريخ. يتحقق HueChat من التوفر الحي ويعرض الأوقات التي يقبلها محرك الحجز فقط.
- أضف الملاحظات واحفظ.
إذا حجز شخص آخر الفترة نفسها قبل لحظة، يرفض HueChat التداخل ويطلب منك اختيار وقت آخر. فلا يمكن أبدًا أن يتداخل حجزان على مورد واحد.
¶ إعادة الجدولة
هناك طريقتان:
- السحب لإعادة الجدولة: في عرض اليوم أو الأسبوع، اسحب الحجز إلى وقت أو مورد جديد واختر نقل إلى هنا (Move here). ويعيد HueChat التحقق من التوفر قبل نقله.
- تعديل: افتح الحجز، واختر تعديل، وغيّر التاريخ أو الوقت أو الخدمة أو المورد، ثم حفظ التغييرات. ولا تُعرض إلا الأوقات المتاحة حاليًا.
لا يمكن إعادة جدولة الحجوزات المكتملة والملغاة وحالات عدم الحضور؛ أنشئ حجزًا جديدًا بدلًا من ذلك (حجز هذا الوقت (Book this time) اختصار متاح من التفاصيل).
¶ الإلغاء
افتح الحجز واختر إلغاء. وتصبح الفترة متاحة فورًا. وإذا ألغى العميل عبر المحادثة، يطبق وكيل الذكاء الاصطناعي قاعدة مهلة الإلغاء من إعدادات الحجز؛ ويمكن لفريقك تجاوزها من التقويم عند الحاجة.
¶ إبقاء العميل على اطلاع
لا يُرسل تغيير الحالة رسالة إلى العميل من تلقاء نفسه. وللمتابعة تلقائيًا بعد إلغاء أو عدم حضور، أنشئ قاعدة تذكير واتساب لتلك الحالة في إعدادات الحجز ثم تذكيرات واتساب. ولإرسال رسالة لمرة واحدة، أرسل قالب واتساب معتمدًا من محادثة العميل (إرسال قالب). قد تختلف الخيارات الدقيقة بحسب الخطة.