يحجز العملاء من المكان الذي يتحدثون معك فيه أصلًا. مع تفعيل المواعيد ووجود وكيل ذكاء اصطناعي في صندوق الوارد، تتحول رسالة WhatsApp مثل "أقدر أجي الثلاثاء بعد الظهر؟" إلى حجز مؤكد دون أن يلمس فريقك التقويم.
- يراسل العميل رقم WhatsApp الخاص بك (أو Instagram أو Messenger أو الدردشة المباشرة: يعمل الوكيل نفسه في كل قناة مسندة إليه).
- يسأله وكيل الذكاء الاصطناعي عن الخدمة التي يريدها، وعن المورد إذا لزم الأمر، مستعينًا بـ وصف الذكاء الاصطناعي الذي كتبته لكل خدمة.
- يعرض الوكيل أوقاتًا متاحة فعليًا من التقويم، مع مراعاة ساعات العمل الأسبوعية والإغلاقات والفترات الفاصلة والحد الأدنى للإشعار المسبق.
- يختار العميل وقتًا ويؤكده. فينشئ الوكيل الحجز ويرد بالتفاصيل.
- إذا كان وضع التأكيد لديك التأكيد اليدوي، ينتظر الحجز بحالة محجوز حتى يؤكده فريقك؛ ومع التأكيد التلقائي يُؤكَّد فورًا.
يظهر الحجز في تقويم المواعيد مع المصدر "AI"، ويُشعر فريقك بذلك.
Screenshot: محادثة WhatsApp يعرض فيها الوكيل أوقاتًا ويؤكد حجزًا، بجوار التقويم الذي يعرض الإدخال الجديد
- أكمل الإعداد الموضح في "كيف أُعدّ الخدمات والتوفر والتقويم في المواعيد؟": تفعيل الحجز المدمج، والخدمات، والموارد، والتوفر.
- في كل مورد، استخدم إسناد وكلاء الذكاء الاصطناعي (Assign AI agents) للسماح لوكيل الحجز (أو اتركه فارغًا لجميع الوكلاء).
- في وكلاء الذكاء الاصطناعي، افتح الوكيل الذي يخدم صندوق وارد WhatsApp. اختر نوع حجز (Booking)، أو أضف الحجز إلى تعليمات وكيل موجود ("اعرض حجز موعد عندما يسأل العميل عن خدمة").
- تأكد من تحديد صندوق الوارد للوكيل ضمن صناديق الوارد، ثم اختر نشر.
- اختبر من اختبار الوكيل: "احجز لي استشارة مع د. سارة الأسبوع الجاي."
يمكن للعملاء كتابة "غيّر موعدي إلى الخميس" أو "ألغِ حجزي". يعثر الوكيل على الحجز عبر رقم جوال العميل، ويطبق قاعدة مهلة الإلغاء، ويحدّث التقويم. ويرى فريقك التغيير في سجل الحالة.
- إذا طلب العميل التحدث مع شخص، أو تعذر تلبية الطلب (لا توجد أوقات متاحة في النطاق المطلوب، أو الخدمة غير موجودة في الكتالوج)، يحوّل الوكيل المحادثة إلى فريقك مع المحادثة الكاملة. راجع "متى يحوّل الذكاء الاصطناعي المحادثة إلى موظف بشري، وكيف أتحكم في ذلك؟".
- يمكن لأي عضو في الفريق دائمًا إنشاء الحجز أو تغييره من التقويم أثناء المحادثة في صندوق الفريق.
- اكتب أوصاف ذكاء اصطناعي واضحة للخدمات، تشمل لمن هي وأي شيء يجب على العميل إحضاره.
- ضع قواعد الحجز (العربون ورسوم الإلغاء وما يجب إحضاره) في مصدر معرفة بموثوقية سياسة حتى يذكرها الوكيل بشكل متسق.
- اجعل رسالة التأكيد قصيرة وضمّنها التاريخ والوقت والموقع.
- جهّز قالب تذكير حتى يتبع الحجزَ تذكيرٌ (راجع "كيف تعمل تذكيرات المواعيد وكيف أقلل حالات عدم الحضور؟").
قد تختلف الخيارات الدقيقة بحسب الخطة.