وكيل الذكاء الاصطناعي الذي يحجز الموعد بنفسه، لا يكتفي بالإجابة عن الأسئلة حوله، هو ما يوفر على موظفي الاستقبال أكبر قدر من الوقت. تشرح لك هذه المقالة كيفية ربط الوكيل بميزة المواعيد.
عند تفعيل المواعيد وإسناد مورد إلى الوكيل، يستطيع الوكيل:
- قراءة كتالوجك: الخدمات والمدد والأسعار والموارد القابلة للحجز (الأطباء والغرف والموظفون).
- التحقق من التوفر الفعلي، باستخدام ساعات العمل الأسبوعية والإغلاقات والحجوزات الحالية نفسها الموجودة في تقويم فريقك.
- عرض الأوقات المتاحة على العميل وإنشاء الموعد بمجرد تأكيد العميل.
تظهر الحجوزات التي ينشئها الذكاء الاصطناعي في التقويم مع المصدر "AI". وتمنع قاعدة بيانات HueChat تداخل حجزين على المورد نفسه، لذا لا يمكن أبدًا أن يتعارض حجز من الذكاء الاصطناعي مع حجز أنشأه فريقك في اللحظة ذاتها.
Screenshot: محادثة WhatsApp يعرض فيها الوكيل ثلاثة أوقات ويؤكد حجزًا
- افتح المواعيد واختر إعدادات الحجز (Booking settings). فعّل تمكين الحجز المدمج (Enable native booking)، وحدد المنطقة الزمنية، وفاصل الجدول الزمني، والحد الأدنى للإشعار المسبق، والحد الأقصى للحجز المسبق، ووضع التأكيد (Confirmation mode) (تأكيد يدوي أو تأكيد تلقائي). ثم احفظ.
- اختر إدارة الموارد والخدمات (Manage resources and services). أضف كل خدمة مع المدة (بالدقائق) والفترات الفاصلة قبلها وبعدها والسعر ووصف الذكاء الاصطناعي (AI description) الذي يشرح الغرض من الخدمة حتى يعرضها الذكاء الاصطناعي بشكل صحيح. أضف كل مورد (مثل "د. سارة" أو "الغرفة 1").
- في كل مورد، استخدم إسناد وكلاء الذكاء الاصطناعي (Assign AI agents). اتركه فارغًا للسماح لجميع الوكلاء، أو اختر وكلاء محددين لتقييد من يمكنه حجز هذا المورد.
- اختر التوفر (Availability) وأضف ساعات العمل الأسبوعية المتكررة لكل مورد، إضافة إلى أي إغلاقات لمرة واحدة.
- افتح الوكيل في وكلاء الذكاء الاصطناعي. اختر نوع الوكيل حجز (Booking)، أو أبقِ نوعًا آخر واذكر الحجز في التعليمات. وتأكد من أن الوكيل يخدم صندوق الوارد الذي يراسلكم العملاء عبره.
- انشر الوكيل، ثم اختبره من لوحة اختبار الوكيل: "أبغى أحجز تنظيف الثلاثاء الجاي بعد الظهر."
- التأكيد التلقائي: يُؤكَّد الحجز بمجرد موافقة العميل.
- التأكيد اليدوي: يُنشأ الحجز بحالة مبدئي أو محجوز، ويؤكده فريقك من التقويم. استخدم هذا الوضع عندما تحتاج إلى التحقق من شيء ما قبل الالتزام.
يمكن للعملاء أن يطلبوا من الوكيل نقل الحجز أو إلغاءه في المحادثة نفسها. حدد مهلة الإلغاء (بالدقائق) في إعدادات الحجز حتى تُرفض طلبات الإلغاء المتأخرة بأسلوب مهذب. ويمكن لفريقك أيضًا القيام بذلك من تفاصيل الموعد.
إذا كنت تستخدم نظام حجز بالفعل، فاستخدم قسم تكامل الحجز (Booking Integration) في الوكيل (Webhook أو REST API أو Zapier) بدلًا من الحجز المدمج. لا يمكن تفعيل وضع الحجز المدمج في HueChat وتكامل حجز خارجي في الوقت نفسه.
قد تختلف الخيارات الدقيقة بحسب الخطة.